Председателю, членам правления, ревизионной комиссии, бухгалтеру СНТ, ОНТ
Правила оформления документов

Всем , ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с 1 июля 2018 года нового ГОСТа "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Данный нормативный акт содержит в себе ряд дополнений, которых не было в ГОСТе Р 6.30-2003.

Основные изменения, вошедшие в новый стандарт

Для создания документации можно использовать только шрифты:
Times New Roman N 13, 14;
Arial N 12, 13;
Verdana N 12, 13;
Calibri N 14.

Меньший размер шрифтов новый ГОСТ разрешает использовать только в таблицах.

С 1 июля 2018 года документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается по середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации».

Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте.

Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя. Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа.

В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка. В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:
Организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
Справочно-информационные (справки, телеграммы);
По личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).

Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов.
Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.17») и другая документация. Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

Сроки исполнения документов
Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, который отсчитывается с даты принятия входящего, либо с даты подписания исходящего документа. Важно! Нужно учитывать, что выходные и праздничные дни также входят в этот срок! Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте. Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.
Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.
Главное - соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ.
Светлана Домичева
Источник: ClubTK.ru

Новый национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" распространяется на оформление устава СНТ, ОНТ.

Раздел "Общие требования к созданию документов" включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).
Например:

- при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют;

- номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;

- допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;

- предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним;

- абзацный отступ текста документа - 1,25 см;

- текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

- текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см;

- нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом;

- нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.
Полный текст документа на сайте "КонсультантПлюс"

Видео "Делопроизводство в СНТ или какие документы должны быть в СНТ"

Какие документы должны быть у СНТ, на какие разделы их условно можно разделить.
Сколько хранить документы СНТ.
Какие документы, кому и на каких условиях правление СНТ обязано предоставлять.